Si vous utilisiez un autre logiciel avant de choisir Loan Performer et que vous souhaitiez importer vos opérations de parts sociales , cela sera possible pourvu que votre ancien logiciel permette l'exportation de ces données vers une feuille de calcul (Microsoft Excel), un fichier du format dBase ou un fichier texte. Loan Performer permet l'importation de données de trois formats de fichier c. à d., dBase, Microsoft Excel ou fichier texte et chaque format de fichier a une manière particulière dont les données doivent être arrangées.
Vous devez organiser vos données dans ce fichier avant l'importation et les points suivants sont très importants:
- Organisez vos données correctement selon l'exemple donné dans la première ligne. - Liez les comptes GL à leurs produits correspondants. - Définissez vos comptes de caisse et comptes bancaires. - Lors de l'importation, il faut suivre un ordre logique. - Il ne faut pas modifier le format du modèle pour l'approprier à votre format de données c. à d., il ne faut pas ajouter, modifier ou supprimer des colonnes. En cas de toute modification, LPF rejettera le fichier. - LPF ne tient pas en compte la première ligne pour que vous puissiez modifier les descriptions des en - têtes. - Chaque fichier d'importation a un exemple de la façon dont vous devez organiser vos données. Remplacez ces données avec les vôtres de la même façon. - Il ne faut pas laisser des lignes vides. L'importation s'arrête quand le système détecte une ligne vide. - Faites attention aux champs des dates. Les dates et les mois sont représentés par deux chiffres alors que les années sont représentées par quatre chiffres p.ex. "01/02/2012". Le format de date utilisé dans le modèle doit être le même que celui défini dans le menu Système\Configuration\Configuration générale de LPF. - Si LPF considère certains numéros comme des caractères p.ex. "Nº de pièce comptable", saisissez le numéro en commençant par une apostrophe (').
Le fichier d'importation des parts sociales peut être téléchargé depuis le site http://www.loanperformer.com/French/Download/import.rar ou trouvez - le dans le répertoire d'installation de Performer c. à d., "C:\LPF814\External Files\Import - French". Le fichier s'appelle Parts Sociales, voir l'image suivante:
Nº de compte: Saisissez dans cette colonne les comptes des clients sur lesquels les parts sociales importées seront imputées. Pour la base de données de démonstration, le numéro de compte commence par DB/I/.... (DB représente Demo database, après la barre oblique, il y a une lettre: I représente un client individuel, G représente un client de groupe et finalement vient le numéro de client).
Date: Saisissez ici la date à laquelle les parts sociales ont été achetées ou vendues.
L'importation de données à partir de Microsoft Excel vous permet de saisir la date au format date seulement c. à d., "02/02/2000" (ce format est convenable si vous avez une seule transaction par jour) ou au format date/heure c. à d. dd/mm/yyyy:hh:mm:ss pour tenir compte de l'heure de transaction.
Type: Précisez le type de transaction, B représente l'achat et S représente la vente.
Mode: Cette colonne représente le mode de paiement des parts sociales c. à d., "1 = Espèces", "2 = Chèque" et "3 = Transfert de l'épargne".
Nº de chèque: Si le mode de paiement pour les parts sociales était par chèque, vous devez entrer le numéro de chèque dans cette colonne. C'est un champ obligatoire pour ce mode de paiement.
Parts sociales: Saisissez ici le nombre de parts sociales acheté ou vendu par le client.
Compte: Saisissez ici les comptes GL de caisse ou de la banque sur lesquels les opérations des parts sociales seront comptabilisées.
Nº de pièce comptable: Saisissez ici le numéro émis lors de l'achat ou de la vente des parts sociales.
Remarque: Ce champ devient obligatoire lorsque vous activez l'option "Le numéro de pièce comptable est obligatoire pour la saisie de transactions" dans le menu Système\Configuraton\Registre Partie 2.
Date de compensation: Saisissez ici la date de compensation du chèque. Ce champ est obligatoire si le mode de paiement était par chèque.
Notez également que lorsque vous survolez avec la souris un en-tête de colonne, des informations supplémentaires sur les données de la colonne s'affichent.
Après avoir saisi et enregistré les informations, le fichier sera prêt à être importé.
Comment importer les parts sociales?
Pour cela, allez au menu Parts sociales\Importer des parts sociales, l'écran suivant s'affiche:
Type de fichier: Spécifiez le type de fichier à importer p.ex. "Fichier Microsoft Excel".
Fichier d'importation: Cliquez sur le bouton "Choisir" pour sélectionner le fichier à importer p.ex. "C:\LPF816\EXTERNAL FILES\IMPOR".
Fichier d'erreur: Spécifiez le fichier dans lequel les erreurs rencontrées lors de l'importation seront enregistrées p.ex. "Shares.txt".
Format du fichier d'importation: Ce volet affiche les différents champs du fichier à importer et les propriétés correspondantes.
Fichiers importés: Ce volet affiche les fichiers précédemment importés.
Voir: Ce bouton vous permet de visualiser le contenu du fichier à importer et d'y apporter quelques modifications au besoin.
Réinitialiser: Ce bouton vous permet de vider le journal de fichiers importés.
Cliquez sur Importer pour démarrer le processus d'importation. L'écran suivant s'affiche:
Cliquez sur Oui pour effectuer l'importation. Un message de confirmation s'affiche à la fin du processus et le fichier apparaîtra dans la section de fichiers importés:
